在競爭日趨激烈、科技快速發展的今天，采購與供應已經上升到了價值鏈的核心地位，質量、TCO（持有總成本）、長期合同、戰略合作伙伴、供應商數目合理化、庫存減少等問題在采購中日益受到關注，采購運作水平已成為增強企業核心競爭力的決定性因素之一。怎樣的采購原則才能更好地發揮競爭優勢呢？早在18世紀初期，國外就已經提出了采購的5R原則，即適價、適質、適量、適地、適時。采購者的工作是要在合適的時間里，從合適的來源中以合適的價格、品質和數量獲取物品或服務。

　　5R原則就是從“合格的”供應商那里，在“需求的”時間內，以“合理的”的價格，取得“正確的”數量和“符合品質要求的”物品與服務。

　　一、適價（Right Price）

　　價格永遠是采購活動中的關注焦點。現在的企業管理者對采購最關心的一點就是采購部能降低多少采購成本，所以采購經理應把相當多的時間和精力放在跟供應商的“砍價”上。

　　價格當然不是越低越好。作為采購方，千萬不能只看訂單上的價格，因為價格只是交易的顯性部分，還有許多隱性的成本必須注意，例如品質、服務、維修、保質期、交貨期以及供貨的長期性等。特別是質量的優劣和交貨的準時性，是影響采購價格最大的因素。因此，采購方必須在“符合品質要求”的情況下，以“最合理的價格”購買到所需的物品與服務才是正確的。符合品質要求是一個很重要的前提，如果不能滿足這個前提，無論供應商提出多么低的價格，都應不予考慮。也只有合理的價格，才可能保持長期的合作關系。

　　二、適質（Right Quality）

　　一個不重視品質的企業在當今激烈的市場競爭中根本無法立足，一個優秀的采購經理不僅要做精明的商人，同時也要在一定程度上扮演品質管理者的角色。

　　對于物品與服務的品質，是否應要求品質越高越好？答案是否定的，因為適合自己使用的物品和服務的品質才是最好的。當然，誰都喜歡品質好的東西，但一分價錢一分貨，好的物品，必定價格會高于普通的物品，但是過分的品質要求只會增加成本的負擔。作為采購方需要考慮的是，公司真的需要那么好的品質嗎？一味地追求最高標準的品質，對產品不見得真能增加其實質上的價值。因此，采購方應該抱著要求符合所需的品質水準，減少不必要的品質要求，以取得品質與價格間的良好平衡。另外，品質除了符合要求外，還必須維持品質的一致性，也就是說，供應商每一次的交貨品質不能有明顯的差異，在排除外在因素后，才能確保內部生產線上的品質易于控制。

　　三、適量（Right Quantity）

　　從降低庫存量的角度來看，是否每一次的交貨數量都是越少越好？其實不然。如果每一次交貨數量都很少，為了滿足需求，采購方必須多下幾次訂單，這樣一來，反而增加行政作業的成本、檢驗的成本等。批量采購雖有可能獲得數量上的折扣，也可能會積壓采購資金。因此，采購方對內應顧及有效的庫存管理，達到較高的存貨周轉率，減少不必要的儲存成本；對外則需協調供應商的經濟生產批量，改進采購作業，以達到訂購或制造產品數量的“損益平衡點”，讓供應商有合理的利潤空間。如果能夠完全控制供應商的到貨時間，對于庫存的存貨周轉率也能得到有效的控制。此時，也只有“正確”的數量才能夠使大家在雙贏的基礎上愉快地合作。現在出現了很多管理庫存的方式，如VMR（供應商補貨）、VMI（供應商管理庫存）等方式能幫助采購經理解決關于庫存的問題，更好地讓資金流動起來。

　　四、適時（Right Time）

　　采購部最重要的使命是不讓生產“停工待料”，而要保持持續供貨，不使生產停頓則是采購經理的職責。如果不能維持工廠的正常運作，采購部再怎么努力也將是白費。因此，采購部應重視Lead Time（采購前置期）對采購成本和滿足生產的重要性。

　　采購前置期是從采購者下訂單到所購的物品進公司驗收、品檢、入庫完畢所需要的時間。是不是所購貨物可以隨時提供為最好呢，或者是供應商的交貨期越短越好？其實也未必。因為供應商如果要配合短交期，那么在采購的價格上也會相對地提高。對于采購方來說，計算出最佳的訂購點就顯得非常重要了。訂購點的計算方法是：

　　采購前置期×生產的速度（每天所需要的量）+安全庫存

　　五、適地（Right Place）

　　適地就是怎樣選擇一個合適的供應商的問題。對于供應商的選擇，除了技術的實力以外，采購方還必須思考兩方面的問題：一是地域，二是規模。

　　1．地域

　　天時不如地利，在距離上跟自己企業近的供應商往往會是許多采購者的首選。因為距離近不光溝通方便，處理事務快捷，而且還可能降低成本（運輸上的費用就可以降低）和減少庫存。

　　2．規模

　　從規模上來說，選擇跟企業“門當戶對”的供應商是明智之舉。選擇規模較小的供應商，采購方會擔心交貨品質與供貨的穩定性，一旦發生質量問題，勢必增加采購成本。規模大的供應商較令人放心，但是如果自己的采購量不能達到供應商重視的程度，采購者不見得能在價格與配合上得到什么好處。

　　因此，采購者必須視情況來選擇適當的供應商來成為公司合格的供應商。開發供應商也是需要成本的，減少供應商的數量，是今后采購質量控制努力的方向，也是節約采購成本的一種方式。